Dokumen Yang Dibutuhkan Dalam Melakukan Perdagangan Internasional

Dalam perdagangan internasional, banyak prosedur yang harus dilalui. Oleh sebab itu, tidak mengherankan jika ada setumpuk berkas dan dokumen yang perlu dipersiapkan. Dan bukan tiap-tiap dokumen tidak hanya berasal dari satu atau dua instansi.
Bisa ada 5 sampai 10 instansi terkait yang perizinannya perlu dipersiapkan. Baik itu dari instansi perbankan, pelayaran, bea cukai, perpajakan, dan instansi-instansi lainnya. Termasuk di dalamnya dokumen seperti daftar opname.

Setiap dokumen perlu dibuat secara jelas, teliti, dan seksama. Karena perbedaan data dalam proses export ataupun import dapat menyebabkan beberapa hal, di antaranya:

Terhambatnya proses pengiriman barang

Ditahannya barang oleh pihak bea cukai karena dianggap barang illegal

Denda yang sangat besar

Oleh karenanya, jika ingin melakukan eksport maupun import, hal yang pertama perlu dilakukan adalah memeriksa kelengkapan dokumen. Bahkan jika menggunakan jasa import resmi jakarta, hal ini tidak boleh diabaikan.

Jenis-Jenis Dokumen dalam Perdagangan Internasional

Pada dasarnya, dokumen-dokumen dalam sebuah perdagangan internasional, baik export maupun import, dapat dibedakan menjadi 3 jenis dokumen. Adapun 3 jenis dokumen yang dimaksud adalah dokumen induk, dokumen penunjang, dan dokumen pembantu.

A. Dokumen Induk

Badan Utama Perdagangan Internasional mengeluarkan sebuah dokumen yang berfungsi sebagai alat pembuktian pelaksanaan sebuah transaksi. Dan dokumen inilah yang kerap disebut sebagai dokumen inti atau dokumen induk. Dalam dokumen induk ini terdapat beberapa jenis dokumen pembuktian, di antaranya adalah:

Letter of Credit (L/C)

Pihak pengimport barang dapat mengajukan kepada BANK agar pihak eksportir di luar negeri yang menjadi pihak terlibat memiliki hak untuk menarik wesel-wesel atas importir bersangkutan.

Sebagai contoh, jika Pak Budi ingin mengirimkan barang ke Surabaya dari koleganya di Jepang, maka Pak Budi adalah importer. Dan koleganya adalah eksportir.

Sebagai seorang importer, Pak Budi berhak mengajukan kepada BANK untuk memiliki hak mengirim wesel-wesel dari sang kolega ketika pelaksanaan perdagangan sedang berlangsung.

Bill of Lading (B/L)

Merupakan sebuah dokumen berupa surat yang didapatkan ketika barang berada di dalam kapal laut. Surat ini menjadi bukti akan 2 hal.

Hal pertama adalah bahwa B/L menjadi bukti kepemilikan barang di dalam kapal laut tersebut. Hal kedua adalah bahwa B/L menjadi bukti adanya kontrak pengangkutan barang di dalam sebuah kapal laut.

Jadi pada intinya, Bill of Lading memuat penjelasan bahwa barang anda berada di dalam sebuah kapal. Dan di Bill of Lading termuat hak dan kewajiban antara anda dan pihak jasa angkutan barang via laut tersebut.

Faktur atau Invoice

Merupakan sebuah dokumen yang digunakan untuk segala sesuatu yang bersifat penagihan. Misalnya berapa biaya yang perlu anda keluarkan, berapa biaya yang bisa anda tarik, dan bukti untuk penyelesaian beberapa jenis masalah dalam proses eksport import ini.

Invoice juga menjadi tagihan atas jasa-jasa baik yang anda berikan, ataupun anda dapatkan. Invoice ini dalam sebuah jasa import resmi dibedakan menjadi 3 jenis, yaitu profoma invoice, commercial invoice, dan consular invoice.

Profoma Invoice

Merupakan sebuah invoice atau faktur yang menjadi bukti sah dan dapat diterima bahwa telah terjadinya syarat-syarat dalam proses jual beli. Dengan adanya invoice ini, perizinan akan dapat dilakukan dengan lebih mudah.

Ketika profoma invoice sudah diterima dan disepakati bersama, maka secara otomatis sah secara hukum sebagai bukti adanya hak dan kewajiban yang harus dipenuhi bersama baik oleh penjual maupun pembeli. Baik oleh pihak eksportir, maupun pihak importer.

Dalam profoma invoice dikenal akan 3 jenis waktu kapan dikeluarkannya profoma invoice. Pertama adalah ketika terjadi pembayaran sebelum terjadinya pengapalan, atas dasar consignment, dan tergantung pada tender.

Commercial Invoice

Merupakan sebuah invoice yang berisi keterangan akan detail jumlah barang, harga barang, perhitungan pembayaran, dan besaran hal-hal terkait di dalamnya.

Dalam commercial invoice, faktur ini diberikan oleh penjual kepada pembeli yang nama dan alamatnya sama dengan L/C atau dokumen importir seperti Angka Pengenal Import , NPWP dan ditandatangani oleh pihak-pihak terkait. Baik itu notaris, pihak penjual, pihak pembeli, maupun saksi-saksi yang berkepentingan di dalamnya.

Consular Invoice

Jenis faktor yang terakhir adalah consular invoice. Merupakan faktur yang diberikan oleh instansi resmi. Biasanya adalah pihak kedutaan atau konsulat perdagangan.

Faktur ini bersifat berbeda-beda antara negara yang satu dengan negara yang lainnya. Hal ini karena adanya perbedaan aturan antara satu negara dengan negara lainnya. Misalnya perbedaan prinsip dumping barang, bea masuk, dan sistem penerimaan barang dalam sebuah negara.

Dokumen Polis Asuransi

Dalam pengiriman barang, resiko selama perjalanan tentu ada. Dan akan menjadi momok yang cukup menakutkan bagi eksportir maupun bagi importir. Kerugian waktu dan nilai barang adalah hal yang tentu perlu menjadi perhatian.

Untuk menghindari terjadinya hal-hal tersebut, asuransi sangat diperlukan. Dengan demikian, jika terjadi masalah dalam proses pengiriman barang, seseorang bisa tetap tenang karena kerugian sudah tercover pihak asuransi.

Sebagai pembuktian sebuah barang telah terlindung oleh asuransi, diperlukan bukti bahwa pembayaran asuransi sudah dilakukan. Bukti tersebut dinamakan polis asuransi.

Dalam polis asuransi ini terdapat berbagai hak dan kewajiban tiap-tiap pihak terkait di dalamnya. Misalnya kejadian-kejadian seperti apa yang menyebabkan asuransi ini berlaku. Dan kejadian-kejadian seperti apa yang menyebabkan asuransi ini dinyatakan tidak dapat diterima sehingga pengcoveran kerugian tidak bisa dilakukan.

Itulah beberapa dokumen inti yang wajib ada dalam sebuah transaksi eksport maupun import. Berikutnya kita akan mempelajari yang dimaksud dengan dokumen penunjang.

B. Dokumen Penunjang

Dokumen ini dibuat sebagai perincian dan berisi keterangan-keterangan yang diperlukan dalam sebuah dokumen induk. Terutama dalam sebuah invoice. Karena biasanya invoice dibuat dalam bentuk yang sangat sederhana sehingga memerlukan hal-hal yang dapat menunjang:

Legalitas Importir/Eksportir

Kejelasan deskripsi barang

Kejelasan hak dan kewajiban pembeli maupun penjual

Seperti halnya dokumen inti, dalam dokumen penunjang ini ada beberapa anakannya, di antaranya adalah daftar pengepakan (packing list), surat keterangan asal (COO), dan lain-lain. Mari kita simak penjelasan lengkapnya.

Daftar Pengepakan atau Packing List

Merupakan sebuah dokumen yang wajib dibuat oleh eksportir. Di dalamnya terdapat informasi berupa uraian dari barang-barang apa saja yang ada dalam pak, bungkus, ataupun yang terikat di dalam peti.

Daftar pengepakan ini sangat dibutuhkan oleh pihak bea cukai sebagai alat untuk mencocokkan kesamaan barang yang didaftarkan dalam dokumen eksport import, dengan fisik real.

Jika terdapat perbedaan antara dokumen di pihak bea cukai, dengan daftar pengepakan, besar kemungkinan akan terjadi masalah, seperti penundaan izin lolos export import. Oleh sebab itu, antara dokumen yang sudah dibuat, utamanya commercial invoice, harus sama detail utamanya dengan packing list ini.

Surat Keterangan Asal (Certificate of Origin)

Merupakan surat pernyataan asal muasal suatu barang. Dengan demikian, pihak bea cukai dapat menentukan apakah barang tersebut layak masuk atau tidak.

Alasan dari adanya dokumen ini adalah untuk mencegah masuknya barang dari negara yang dilarang. Misalnya, berlian dilarang masuk dari negara-negara yang sedang dilanda perang. Atau barang-barang dari Israel dilarang masuk ke Indonesia atas alasan tertentu.

Surat Keterangan Pemeriksaan

Merupakan sebuah surat yang harus dilakukan oleh sebuah team independent. Di sini team tersebut akan menjadi surveyor dan juru periksa suatu badan resmi yang disahkan oleh pemerintah. Badan resmi ini juga harus merupakan sebuah badan yang dikenal dalam dunia perdagangan internasional.

Tugas dari team surveyor ini adalah memeriksa berbagai hal barang yang akan dikirim. Entah itu kondisinya, jumlahnya, mutunya, dan bagaimana barang tersebut dipacking.

Karena bersifat survey, maka pemeriksaan ini hanya bersifat sampling. Sistem kerjanya adalah dengan memeriksa secara acak 2% dari barang. Dan melihat apakah 2% itu mewakili kondisi sebenarnya. Jika iya, maka akan dinilai apakah kondisi sesuai dengan yang dipersyaratkan dalam dokumen perjanjian.

Sertifikat Mutu (Certificate of Quality)

Hal berikutnya yang diperlukan ketika mengurus export import, ataupun ketika menggunakan jasa import resmi jakarta. Hal ini penting untuk memastikan barang yang akan dikirim sesuai dengan standart beberapa pihak.

Sebenarnya sertifikat mutu bersifat tidak selalu diminta pembeli. Namun wajib diberikan oleh pihak pengirim jika pembeli memintanya. Dengan kata lain, sertifikat mutu wajib untuk dimiliki.

Sertifikat mutu ini dapat dibuat di laboratorium perusahaan, ataupun badan penelitian yang indipenden. Untuk Indonesia sendiri, sertifikat mutu bisa dimintakan pada pihak BPOM, ataupun MUI. Juga beberapa pihak lainnya.

Sertifikat mutu ini juga ada yang dari produsen. Biasa disebut dengan Manufacture’s Quality Certificate. Isinya adalah ketengan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan barang yang diproduksi oleh produsen, dan sedang menjadi komoditi yang akan dijual.

Keterangan Timbangan (Weight Note)

Dokumen ini menerangkan berat dari barang yang akan dikirim. Agar proses eksport import berjalan lancar maka barang yang hendak dikirim wajib memiliki data yang sama antara di keterangan timbangan, commercial invoice, dan L/C.

Daftar Ukuran (Measurement List)

Dokumen yang bersifat data-data mengenai ukuran barang yang hendak dikirim. Data di sini meliputi panjang, tebal, diameter, volume, berat, dan lain sebagainya.

Ukuran ini haruslah sama dengan persyaratan kondisi barang yang dicantumkan dalam L/C. Data ini digunakan selain untuk proses memeriksa kesamaan kondisi barang yang dikirim dengan pesanan yang diminta, juga untuk menghitung biaya angkut.

Dokumen Analisa Kimia

Jika melakukan pengiriman berupa barang kimia, makanan, ataupun obat-obatan, wajib untuk memiliki dokumen analisa kimia. Hal ini untuk memastikan bahwa barang tersebut aman dan tidak mengandung bahan-bahan berbahaya.

Dan dokumen ini bisa diminta dari BPOM ataupun badan independent yang terkait dengan analisa obat, makanan, dan bahan kimia.

Wessel atau Bill of Exchange

Merupakan persyaratan wajib karena menyangkut pembayaran. Wesel adalah alat pembayaran dalam bentuk tertulis. Diserahkan oleh exporter kepada importir.

Dalam wessel, dana akan diteruskan baik saat barang akan dikirimkan, dalam proses pengiriman, ataupun saat barang sudah diterima oleh importir.

Dalam sistem pembayaran menggunakan wessel ini, ada beberapa pihak yang terlibat di dalamnya. Pihak tersebut antara lain adalah drawer (penanda tangan), drawee (yang membayar), dan payee (yang menerima pembayaran). Selain itu juga ada yang disebut sebagai pihak endorsee, yaitu pihak yang menerima pengalihan hak wessel.

Sebenarnya masih banyak dokumen lainnya yang diperlukan dalam proses eksport maupun import, namun biasanya hanya beberapa contoh dokumen di ataslah yang menjadi acuan utama. Sehingga beberapa jenis dokumen lainnya walaupun terkadang dibutuhkan, namun lebih sering teronggok dalam tumpukan berkas-berkas saja.

Dalam proses pengurusan dokumen yang begitu banyak tersebut, kerap terjadi kasus di mana ada data yang perlu diperbaiki. Misalnya karena ada salah penulisan, ketidaksesuaian data, ataupun ada kesalahan-kesalahan lain.

Demi kelancaran proses pengiriman barang export import ini, setiap kesalahan tersebut harus diperbaiki. Proses perbaikan ini biasa disebut dengan Perbaikan Notul.

Proses Perbaikan Dokumen atau Notul

Kesalahan penulisan dalam dokumen dapat menyebabkan berbagai macam masalah. Adapun beberapa masalah yang bisa muncul antara lain adalah:

Perbedaan beban bea masuk

Perbedaan pajak import

Penahanan barang sampai izin dokumen disamakan

Penyitaan barang

Dan masalah-masalah lainnya yang akan sangat merugikan pihak eksportir maupun importir.

Untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan tersebut, maka perlu dibuat notul. Merupakan dokumen yang menerangkan adanya revisi yang diperlukan sebagai pengganti keterangan barang.

Notul ini biasa dikeluarkan oleh kantor pelayanan Bea Cukai baik sebelum maupun setelah Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB) dikeluarkan. Untuk mengajukan notul, importir bisa melakukannya sendiri, atau melalui jasa PPJK.

Karena notul ini sangat penting, maka kesalahan pada notul harus dihindari. Adapun beberapa tips yang bisa dilakukan untuk menghindari kesalahan dalam pengisian notul antara lain adalah:

Lebih teliti dalam proses pembuatan dokumen PIB

Perbedaan 1 digit saja dalam proses pengiriman eksport import, dapat menyebabkan adanya hambatan. Pihak bea cukai bisa menolak proses pengiriman barang yang sedang dilakukan.

Dan hal ini tentunya akan sangat merugikan. Baik dari sisi materi, tenaga, maupun waktu.

Periksa kembali beberapa kali data-data yang sudah diisi

Walaupun data sudah diperiksa, namun kadangkala pemeriksaan tidak fokus. Oleh sebab itu, sebaiknya periksa beberapa kali sampai merasa yakin bahwa semua data yang sudah diisi 100% benar.

Mintalah orang lain untuk memeriksa apakah seluruh data sudah sesuai

Sebaik apapun seseorang, melihat kesalahan diri sendiri adalah hal yang sulit dilakukan. Oleh sebab itu, sangat disarankan untuk meminta satu atau dia kolega anda untuk meeriksa apakah dokumen yang sudah anda isi 100% benar.
Dengan cara ini, kemungkinan terjadinya kesalahan akan menjadi lebih sedikit.

Gunakan jasa import resmi jakarta dan berpengalaman untuk membantu anda pengurusan import

Jika anda tidak ingin repot, anda bisa menggunakan jasa import resmi jakarta. Dengan demikian, anda bisa tinggal menerima beresnya saja.

Namun dalam memilih jasa import resmi jakarta ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Hal tersebut antara lain pengalaman, harga, reputasi, dan penanganan perusahaan tersebut jika menemukan masalah di proses pengiriman barang. Sebagai contoh, caritahu apa yang akan dilakukan penyedia jasa import jika barang yang hendak dikirim tiba-tiba terjadi kesalahan penulisan dokumen/Rusak/Hilang dll.

Pada intinya, pembuatan notul ini wajib dilakukan jika terdapat kesalahan dalam penulisan. Namun tentu saja kesalahan tersebut sedini mungkin harus dicegah. Walaupun ada fasilitas notul.

Untuk mencegah terjadinya kesalahan tersebut, ada baiknya untuk mengisi dokumen eksport import dalam kondisi yang tenang sehingga tidak merusak pikiran. Demikianlah beberapa informasi seputar dokumen yang diperlukan dalam proses export import.

Walaupun anda menggunakan jasa import resmi jakarta namun pastikan seluruh dokumen harus tersedia. Karena bagaimanapun juga hal ini penting. Baik bagi exporter, importir, maupun bagi pihak penengah dan pihak pemerintah.